Suomen Ateenan-instituutin ystävät r.y.:n säännöt
1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Suomen Ateenan-instituutin ystävät, ruotsiksi Finlands Athen-instituts vänner ja sen kotipaikka on Helsingin kaupunki.
2. Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoituksena on taloudellisesti ja muilla tavoin tukea Suomen Ateenan-instituutin toimintaa tutkimuksen, koulutuksen ja yleisen kulttuurivaihdon alueilla ja siten auttaa ymmärtämään kreikkalaista kulttuuria ja sen merkitystä länsimaiselle hengenviljelylle. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää esitelmiä, seminaareja, matkoja ja jakaa stipendejä sekä julkaisee lehteä. Toimintansa tukemiseksi yhdistys kerää jäsenmaksuja ja hakee avustuksia sekä vastaanottaa lahjoituksia.
3. Jäsenet
Yhdistykseen jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen johtokunta. Kunniajäseneksi voidaan johtokunnan esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.
4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti johtokunnalle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Johtokunta voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
5. Liittymis- ja jäsenmaksu
Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun sekä ainaisjäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Ainaisjäsenmaksun maksettuaan jäsen ei ole jäsenmaksuvelvollinen. Kunniajäsen ei maksa jäsenmaksua.
6. Johtokunta
Yhdistyksen asioita hoitaa yhdistyksen hallituksena johtokunta, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 6-12 muuta varsinaista jäsentä Johtokunnan toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Johtokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Johtokunta kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet johtokunnan jäsenistä sitä vaatii. Johtokunta on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa johtokunnan puheenjohtaja tai kaksi muuta johtokunnan jäsentä yhdessä.
8. Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja johtokunnan vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kuukautta ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen toiminnantarkastuskertomuksensa viimeistään viikkoa ennen vuosikokousta johtokunnalle.
9. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain johtokunnan määräämänä päivänä ennen toukokuun loppua. Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun johtokunta katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä johtokunnalta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty johtokunnalle. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Johtokunnan on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse.
11. Vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto
- päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä johtokunnalle ja muille vastuuvelvollisille
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymismaksun ja jäsenmaksujen suuruus
- valitaan johtokunnan puheenjohtaja ja muut jäsenet
- valitaan yksi toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti johtokunnalle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.
Rekisteriseloste:
Rekisterinpitäjä on Ateenan-instituutin ystävät ry, PL 24 (Unioninkatu 40), 00014 Helsingin yliopisto. Laatimispäivä: 28.5.2018. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa on yhdistyksen sihteeri, Ateenan-instituutin ystävät ry, PL 24 (Unioninkatu 40), 00014 Helsingin yliopisto, sähköposti ateenanystavat@gmail.com. Rekisterin nimi on Ateenan-instituutin ystävät jäsenrekisteri. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyydenaikana. Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: rekisteröidyn etu- ja sukunimi, kotipaikka, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Henkiltiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. Manuaalisen aineisto suojastaan säilyttämällä se lukitussa tilassa. Tietojen käyttöoikeudet on määritelty. Sähköisessä muodossa rekistereissä olevat tiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muunlaisin teknisin keinoin. Tietojen käyttöoikeudet on määritelty, ja ne on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Suomen Ateenan-instituutin ystävät r.y. 